在資料存儲(chǔ)日益增加的今天，如果是在電腦里面存儲(chǔ)還好說(shuō)一些，如果是紙質(zhì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)出現(xiàn)很多不同紙質(zhì)文檔，非常容易混淆，在混淆過(guò)程中就發(fā)現(xiàn)了其中的弊端，這也是智能文件交換柜廠家大力發(fā)展的原因。

       在檔案資料存儲(chǔ)不能很好滿足實(shí)際需要時(shí)候，以及鑒于目前卷宗柜管理存在的種種現(xiàn)狀，文件交換柜的出現(xiàn)當(dāng)然就是為了解決問(wèn)題。通過(guò)智能文件交換柜看出來(lái)案卷的相關(guān)存儲(chǔ)人，接受人，以及交接時(shí)間以及實(shí)施監(jiān)控起來(lái)，避免資料出現(xiàn)丟失或者是被盜情況的發(fā)生，在取得聯(lián)系時(shí)候想要尋找時(shí)候依靠于對(duì)應(yīng)的柜號(hào)進(jìn)行尋找，然后對(duì)應(yīng)的開(kāi)柜方式，無(wú)需他人實(shí)施的記錄，主要監(jiān)督人員進(jìn)行辦案工作，提升效率，同時(shí)從受理登記到結(jié)案歸檔實(shí)現(xiàn)流程化、閉環(huán)式、智能化、規(guī)范化全程管理，堵塞執(zhí)法漏洞、補(bǔ)齊執(zhí)法短板，促進(jìn)執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)提檔升級(jí)。

       在應(yīng)用智能文件交換柜過(guò)程中不僅實(shí)現(xiàn)了日常存取、臨時(shí)調(diào)用、記錄臺(tái)帳、監(jiān)督檢查等功能。還可以實(shí)施關(guān)聯(lián)各項(xiàng)執(zhí)法辦案信息，具備智能提醒和預(yù)警報(bào)警功能，提示相關(guān)的工作工作人員依法進(jìn)行辦案開(kāi)展活動(dòng)，避免出現(xiàn)執(zhí)法出現(xiàn)問(wèn)題或者是不法行為。