使用智能文件交換柜的過程中先通過指紋簽收方式對卷宗流轉(zhuǎn)每個(gè)環(huán)節(jié)、過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，能夠?qū)崟r(shí)反映出卷宗的送交人、接收人、交接時(shí)間、卷宗所處位置等情況，強(qiáng)化卷宗在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理。

       同時(shí)實(shí)現(xiàn)了案卷登記、出柜、入柜、移交、歸檔等管理環(huán)節(jié)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和實(shí)時(shí)監(jiān)控，避免案卷遺失、被盜等問題發(fā)生。

       如果是借閱卷宗，只需到智能文件交換柜屏幕查找到卷宗相應(yīng)的柜號，然后用指紋開柜取卷宗。系統(tǒng)自動記錄何時(shí)何人取閱卷宗，既省去登記簽字的過程，又避免卷宗去向不明情況。     如果是對案卷入柜時(shí)間太長，需要及時(shí)查證及案卷出柜超出設(shè)定時(shí)間未及時(shí)歸還的，自動實(shí)時(shí)向主辦人員手機(jī)發(fā)送，防止出現(xiàn)“抽屜卷”“車內(nèi)卷”現(xiàn)象，督促工作人員的提高辦案效率。

       對行政案件辦案期限屆滿前尚未結(jié)案的工作，智能文件交換柜會自動向工作人員發(fā)送信息，防止案件超期。從受理登記到結(jié)案歸檔實(shí)現(xiàn)流程化、閉環(huán)式、智能化、規(guī)范化全程管理，堵塞執(zhí)法漏洞、補(bǔ)齊執(zhí)法短板，促進(jìn)執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)提檔升級。