一個案件從立案到辦結(jié)結(jié)束的過程，這中間經(jīng)歷了掃描、送達、審理、執(zhí)行等多個中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)中每個環(huán)節(jié)都會涉及到卷宗的交接，傳統(tǒng)案卷柜在保管的時候會涉及到很多人，全靠人工記事、手工記錄。

涉及到給個環(huán)節(jié)的人員還可能因為人員的交接不準(zhǔn)出現(xiàn)問題。這樣做法容易出現(xiàn)漏項，還容易形成案卷、資料難以查找，查找起來非常困難，但是使用自助交換箱紙質(zhì)文檔電子管理體系，可以針對互聯(lián)網(wǎng)而開發(fā)，運用這些技術(shù)構(gòu)建起的全方位、數(shù)字化的紙質(zhì)文檔智能電子管理體系。優(yōu)化這中間的過程，專門針對這一項而成的辦公流程。

使用自助交換箱用于材料之間的收發(fā)以及各部門之間材料的流轉(zhuǎn)，在不改變現(xiàn)在流程的情況下實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動進行交互和共享，確保材料在流轉(zhuǎn)中做到全程留痕，有記錄可以查詢，實現(xiàn)立案材料的快速審查。當(dāng)事人在不能接待的時候可以對文件起到一定的保密作用，使用自助交換箱可以全面促進管理信息化，提高效率，有效降低部門間的業(yè)務(wù)發(fā)展。