一、項(xiàng)目背景

近日，青島市信訪局智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)項(xiàng)目完成采購，正式進(jìn)入施工階段。作為全市 重要的信訪文件流轉(zhuǎn)樞紐，青島市信訪局文件交換站主要負(fù)責(zé)群眾來信、來訪、來電、網(wǎng)上信訪，承辦上級、市委市政府交辦信訪件，匯總民情建議；統(tǒng)籌全市信訪工作督導(dǎo)、考核， 年收發(fā)文件 80余萬份。

傳統(tǒng)手工投遞模式已難以滿足現(xiàn)代化需求：

1、文件追溯困難，人工臺賬無法全程監(jiān)控；

2、實(shí)物流與電子流" 兩張皮"，數(shù)據(jù)不同步；

3、人工操作效率低，難以滿足業(yè)務(wù)增長需求；

4、缺乏有效督查手段，公文辦理進(jìn)度難跟蹤；

為此，青島市信訪局啟動智能化改造，以機(jī)關(guān)事務(wù)治理現(xiàn)代化為目標(biāo)，推進(jìn)" 智慧辦公"建設(shè)與" 兩化融合 "實(shí)踐。

二、建設(shè)目標(biāo)與系統(tǒng)架構(gòu)

建設(shè)目標(biāo)：智能化、精細(xì)化、規(guī)范化

打造機(jī)關(guān)事務(wù)高質(zhì)量發(fā)展新平臺，塑造辦公環(huán)境新窗口。

智能文件交換柜 三位一體系統(tǒng)架構(gòu)：

硬件層：智能文件交換箱、取件控制柜、門禁設(shè)備、視頻監(jiān)控系統(tǒng)

軟件層：機(jī)要信函管理系統(tǒng)、機(jī)要文件管理系統(tǒng)、交換箱監(jiān)控系統(tǒng)、自助服務(wù)平臺

對接層：與市政府OA系統(tǒng)無縫對接，打破信息孤島

三、核心技術(shù)與功能亮點(diǎn)

采用二維條碼+物聯(lián)網(wǎng) 深度融合技術(shù)路線：
? 一物一碼全程追蹤，每份文件唯一身份標(biāo)識
? 電子信息與實(shí)物100%同步流轉(zhuǎn)
? 格口狀態(tài)實(shí)時感知，異常自動預(yù)警
? 多 權(quán)限身份認(rèn)證，確保取件安全

三大價值提升：

1. 全覆蓋：全部門全業(yè)務(wù)管理

機(jī)要文件、普通公文全品類支持

OA系統(tǒng)對接，全流程閉環(huán)管理

2. 高安全：三位一體防護(hù)體系

物理安全：24小時視頻監(jiān)控+ 門禁管控

身份安全：人證合一身份認(rèn)證

操作安全：全程留痕可追溯

3. 智能化：五大功能解決痛點(diǎn)

智能簽收投遞，無需人工登記

全程跟蹤，狀態(tài)實(shí)時可查

急件短信提醒，超時自動督辦

四、引進(jìn)智能文件交換柜系統(tǒng)項(xiàng)目意義

該項(xiàng)目是數(shù)字政府建設(shè)的重要實(shí)踐：
1、為全國 信訪局 文件交換智能化提供"青島樣板 "
2、提升機(jī)關(guān)辦事效率，優(yōu)化營商環(huán)境 ；
3、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化深度融合典范；
4、推動全市機(jī)關(guān)信息化辦公進(jìn)程；

參考青島市信訪局經(jīng)驗(yàn)，愿全國更多的信訪局單位引進(jìn)天瑞恒安智能文件交換 柜 管理系統(tǒng)，共享智能化成果，共同邁入文件管理智能化新時代！